PLATAFORMA - VORTALnext
a. Quais são os requisitos para poder utilizar a VORTAL de forma correcta?

 

Necessita de ter o Java instalado para pedir certificado de autenticação, carregamento e assinatura de ficheiros.
(*) O componente Java não é compatível com versões do Mozilla Firefox superiores à 49.0.2 e também com o browser Google Chrome.

Para verificar a versão de Java instalada no seu computador:

Para instalar o Java:

 

b. Que navegadores são compatíveis com a plataforma?

A Plataforma VORTAL é compatível com os principais navegadores do mercado:

 

CONTRATAÇÃO PÚBLICA
a.A quem se destinam as plataformas de contratação pública da VORTAL?

A plataforma de contratação pública da VORTAL serve todas as entidades públicas nacionais, que de acordo com a legislação em vigor, estão obrigadas a utilizar uma plataforma eletrónica para a realização de procedimentos públicos de aquisição.

A plataforma encontra-se igualmente disponível para entidades fora de Portugal, sendo possível realizar uma configuração da mesma para adaptação à legislação de outros países.  

b. Para que servem as plataformas de contratação pública da VORTAL?
As normas de contratação pública, definidas pelo código dos contratos públicos, exigem que as entidades públicas adotem procedimentos rigorosos, desde o ajuste direto até o concurso público internacional. Para realizar este tipo de procedimentos é necessário realizar um conjunto de ações, como a publicação do anúncio e peças do procedimento, esclarecimento de dúvidas relativas às peças do procedimento, receção de propostas e candidaturas, notificações e comunicações de admissão e exclusão de fornecedores e por último a escolha do vencedor.
 
Desta forma, a função essencial da plataforma consiste em permitir que todas estas fases e as demais exigidas por lei, sejam realizadas na plataforma, permitindo desta forma uma gestão integral do procedimento, ao mesmo tempo que é garantida toda a interação necessária entre a entidade pública e os fornecedores.
c. Que garantia tenho em como a plataforma de contratação pública da VORTAL é fidedigna?

A plataforma eletrónica de contratação pública da VORTAL cumpre os requisitos legais impostos pela legislação em vigor. A VORTAL adota elevados níveis de proteção dos seus sistemas mediante políticas e procedimentos adequados às rígidas exigências da norma ISO 27001, padrão reconhecido internacionalmente para a segurança da informação. A VORTAL tem renovado anualmente esta certificação, desde 2007 até hoje. Nas auditorias destaca-se a eficácia e a maturidade do Sistema de Gestão de Segurança da Informação.

 

O cumprimento da norma ISO 27001 garante a segurança em todo o ciclo de negócio, desde o planeamento de novas funções dos sistemas, até ao cumprimento das leis e regulamentos, a identificação contínua de riscos, a aplicação de controlos tecnológicos e físicos, a continuidade de negócio e recuperação de desastres e a sensibilização permanente das pessoas sobre os temas relacionados com a segurança, entre outros aspetos.

 

Por outro lado, também é importante destacar que a VORTAL desenvolve a sua atividade de gestão de plataformas eletrónicas desde 2001, tendo-se iniciado na contratação pública eletrónica em 2004, com o primeiro concurso público eletrónico realizado em Portugal. Desde então, na plataforma VORTAL foram realizados milhares de procedimentos públicos de aquisição, que tiveram como resultado a adjudicações de vários milhões de euros.

d. O que é necessário para utilizar a plataforma de contratação pública da VORTAL?
Para utilizar a plataforma o utilizador apenas necessita de um computador e de acesso à internet. Não necessita de adquirir nenhum outro software adicional.
e. É necessário formação para utilizar as soluções da VORTAL?
A plataforma foi criada para permitir que todas as entidades públicas e os fornecedores a utilizem de forma simples e intuitiva.
 
Apesar do uso da plataforma ser muito simples, a VORTAL coloca ao dispor dos seus clientes formação na sua utilização. A plataforma disponibiliza também instrumentos complementares para formação das entidades públicas, tais como manuais de utilização online.
 
A VORTAL organiza regularmente sessões de formação, tanto presenciais como online, para garantir que não existe nenhuma barreira na utilização das nossas soluções. 
f. É possível integrar a VORTAL com soluções de gestão internas?
Sim. Para isso, a VORTAL coloca ao seu dispor a solução VORTALconnect, que permite integrar os ERPs utilizados pelos nossos clientes com a plataforma.
g. Porque é que as plataformas eletrónicas garantem níveis de segurança iguais ou superiores ao processo tradicional de compra?
Os processos tradicionais de contratação pública, realizam-se conforme uma série de controlos que garantem a transparência no processo de aquisição.
Mediante o uso de selos de validação cronológica (Time Stamp) e de certificados digitais, utilizados nos processos de contratação efetuados na plataforma, implementam-se controlos que garantem que apenas os membros do júri, definidos pela entidade adjudicante, tem acesso às propostas no dia e horas fixadas.
FORNECEDORES
a. O que é o Acesso Universal?
O Acesso Universal é um serviço disponível nas plataformas eletrónicas de contratação pública da VORTAL, que permite às empresas fornecedoras das entidades públicas resgistar utilizadores ilimitados e responder aos procedimentos publicados na plataforma.

O artigo 24º da Lei 96/2015, de 17 de Agosto, contemplam os serviços base de acesso ao sistema de contratação pública eletrónica disponibilizado na plataforma eletrónica e funcionalidades estritamente necessárias à realização de um procedimento de formação de um contrato público total e completo . O serviço Universal garante todos os pontos do nº 1 do artigo 24º da Lei 96/2015.
 
O Acesso Universal não permite aceder aos mercados privados de VORTAL, especialmente às consultas para compra e orçamento. Para aceder a estas consultas é necessário subscrever um dos nossos serviços avançados: SMART ou BEST.
b. Como posso fazer o registo no Acesso Universal?
Para registar-se com o serviço Acesso Universal deve aceder à página www.vortal.pt e selecionar no menu “Para fornecedores” a opção "Aderir” disponível na tabela de serviços. Irá abrir-se uma página onde são indicados os passos a seguir para completar o seu registo com sucesso. 
 
Uma vez completado o registo de utilizador deverá associar o seu username a uma empresa já registada na plataforma VORTAL ou registar uma empresa nova.
c. Qual o preço do Acesso Universal?
O acesso à plataforma através do serviço Acesso Universal é gratuito.
d.Um cliente Acesso Universal não tem custos associados à utilização da VORTAL?
Não existem custos para as empresas subscritoras do Acesso Universal, no que diz respeito aos serviços disponíveis diretamente na plataforma VORTAL para responder a um procedimento público.
 
Sem prejuízo deste acesso gratuito a legislação impõe algumas exigências que não são responsabilidade direta das plataformas eletrónicas e que podem implicar custos para as entidades utilizadoras das plataformas eletrónicas (por exemplo, obter um certificado digital e selos de validação cronológica emitidos por uma entidade certificadora acreditada).
e. Depois do registo efetuado quanto tempo demora o serviço a ficar disponível?
O serviço Acesso Universal fica disponível automaticamente assim que o registo é finalizado, respeitando os princípios de disponibilização e livre acesso do artigo 28º da Lei 96/2015.
f. Quem pode subscrever o Acesso Universal?
Qualquer empresa, entidade ou trabalhador independente que pretenda aceder à informação dos procedimentos publicados pelas entidades públicas clientes de VORTAL.
As empresas fornecedoras que já sejam clientes da VORTAL não necessitam subscrever o Acesso Universal, os serviços de fornecedor das plataformas VORTAL incluem por defeito todas as funcionalidades deste serviço.
g. Os trabalhadores por conta própria podem subscrever o serviço Acesso Universal?
Sim, basta selecionar a opção "Sou um trabalhador independente" no processo de registo da sua empresa.
h. Como fazer o registo de um grupo de empresas (consórcio)?

1.Todas as empresas que compõem o grupo devem estar registadas na plataforma.

2. A empresa com maior % de participação, deverá registar o grupo seguindo os seguintes passos:

        • Na página do Diretório de empresas, selecione “Criar grupo de empresas”.
        • A criação de um grupo de empresas divide-se em 3 blocos de informação:
          • Identificação do grupo. No bloco de identificação do grupo, preencha os campos obrigatórios que aparecem junto a um asterisco de cor vermelha.
          • Membros do grupo. Selecione adicionar e procure uma a uma as empresas que pretende acrescentar ao grupo, escolha cada uma delas. Selecione editar em cada uma das empresas que constituem o grupo colocando a percentagem que cada empresa do grupo tem, a empresa que lidera o grupo será a que tem maior percentagem.
          • Configuração geral: Coloque a informação dos campos obrigatórios e selecione a opção criar.

3.Saia da plataforma e volte a aceder com o utilizador e senha definidos.

4. Selecionar a entidade com a qual pretende entrar na plataforma.

5. Selecione o nome do grupo de empresas que criou e clique em “Sign In”.

6. Irá aceder automaticamente à sua área de trabalho, no quadro disponível poderá ativar o seu serviço gratuito associado ao Grupo de empresas.

7. Os utilizadores das empresas que formam o consórcio, deverão solicitar o acesso a esta conta.

Informação relevante: 

  • Um consórcio é composto por duas ou mais empresas. Existirá um compromisso de constituição, que se deve juntar à proposta.
  • Junto com a documentação administrativa, deve incluir-se toda a documentação referente às empresas que formam o consórcio.
  • Relativamente aos documentos que devem ser disponibilizados, devem ser assinados eletronicamente com um certificado digital reconhecido pela pessoa ou pessoas nomeadas como representantes do consórcio no formato em que os documentos foram realizados, por exemplo Excel, Word o PDF.
i. Quem é a pessoa indicada como ``Responsável`` da entidade na plataforma e qual é a sua responsabilidade?

Os representantes legais da entidade que efetuam o registo deverão nomear uma pessoa como representante dessa entidade na plataforma VORTAL.

Esta pessoa será para a VORTAL a responsável pelo tratamento de todos os assuntos administrativos, técnicos e financeiros relacionados com o uso da plataforma, a gestão de utilizadores e a autorização de emissão de certificados digitais de autenticação para estes.

CERTIFICADOS DIGITAIS
a. O que é um certificado digital?

Um certificado digital é um meio eletrónico utilizado para identificar inequivocamente uma pessoa na plataforma ou num sistema digital. A melhor correspondência com o certificado é o número de bilhete de identidade ou o Número de contribuinte (NIF), que se utilizam para identificar uma pessoa ou uma entidade respetivamente.

O certificado digital está especificado por um padrão internacional que estipula o formato e as normas que devem utilizar-se na sua emissão ou gestão.

b. O que contêm um certificado digital?
O certificado digital contém 3 partes principais: os dados da pessoa titular do certificado digital, uma chave criptográfica privada e uma chave criptográfica pública unicamente relacionada com a chave privada.
Todos os certificados digitais são assinados eletronicamente por uma entidade certificadora, que garante que estas três partes pertencem única e exclusivamente à pessoa com a qual o certificado se relaciona.
c. Quais são as principais funções do certificado digital?
As principais funções do certificado digital são a identificação, como substituto do bilhete de identidade ou de outro documento de identificação, no meio eletrónico; a assinatura, como substituto de uma assinatura em documentos; e a criptografia que permite proteger a informação secreta. O certificado digital reúne uma série de funções que permitem substituir os recursos utilizados atualmente em papel para garantir a autenticidade nos processos eletrónicos.
d. O que é uma assinatura eletrónica?
Uma assinatura eletrónica é o resultado de um processamento eletrónico de dados, suscetível de constituir objeto de direito individual e exclusivo, e de ser utilizado para dar a conhecer a autoria do documento eletrónico no qual é colocada, de modo que:
 
i) Identifique de forma inequívoca o titular como autor do documento;
ii) A colocação da assinatura no documento depende unicamente da intenção do utilizador;
iii) A sua utilização no documento permite detetar todas as modificações efetuadas no seu conteúdo.
 
É um processo de assinatura eletrónica baseado num sistema criptográfico assimétrico composto por um algoritmo ou uma série de algoritmos, mediante os quais se cria um conjunto de chaves assimétricas exclusivas e interdependentes, uma privada e outra pública, e que permite ao titular utilizar a chave privada para declarar a autoria do documento no qual se coloca a assinatura e a concordância com o seu conteúdo, e ao destinatário, utilizar a chave pública para comprovar se a assinatura se criou mediante o uso da chave privada comprovada e se o documento eletrónico foi modificado depois de colocada a assinatura.
e. O que é uma entidade certificadora?
Uma entidade certificadora é quem emite certificados digitais e garante que estes pertencem a uma pessoa que se credenciou no processo de emissão de um certificado digital. É responsabilidade da entidade certificadora garantir a autenticidade da informação que aparece em cada um dos certificados.
f. Perdi o meu certificado digital. O que devo fazer?
Deverá proceder imediatamente à revogação do seu certificado. Legalmente só são canceladas as assinaturas que se efetuem quando foi solicitada a revogação do certificado.
Também deverá solicitar a emissão de um novo certificado para poder continuar a operar na plataforma eletrónica da VORTAL.
g. Qual é a vantagem do certificado digital de representação relativamente ao certificado digital simples?
O certificado digital simples é emitido por uma entidade certificadora acreditada e certifica a titularidade de uma pessoa individual (por exemplo, Cartão do Cidadão), sendo pois nestes casos necessário ter em conta o cumprimento do nº 7 do artigo 54º da Lei 96/2015.
O certificado digital de representação é um certificado digital reconhecido tal como se definiu anteriormente, incluindo também a informação do titular relativa à organização ou empresa e aos poderes de representação correspondentes.
A representatividade do certificado digital tem a particularidade de se relacionar diretamente com quem assina, com a sua função e com o seu poder de assinatura na plataforma eletrónica, evitando que o participante tenha que enviar à plataforma um documento eletrónico oficial que indique o poder de representação e assinatura (dispensando o cumprimento do nº7 do artigo 54º ).
h. Quantos certificados digitais reconhecidos pode ter a minha empresa ou entidade?
As entidades não têm certificados digitais associados. São os seus utilizadores quem os tem e a plataforma VORTAL não impõem nenhuma limitação neste aspeto.
Normalmente, todos os utilizadores que assinem documentos ou troquem mensagens com outros operadores económicos na plataforma eletrónica de compras da VORTAL devem ter acesso a um certificado digital reconhecido.
i. Porque se aceita um certificado digital como meio fidedigno para a identificação de uma pessoa?
A lei de assinatura eletrónica regula o uso dos certificados digitais, dando assim valor probatório aos documentos assinados com este recurso. Desta forma, todos os documentos ou processos assinados de forma eletrónica tem validade legal e podem utilizar-se da mesma forma que um documento assinado em papel.
j. O meu certificado digital pode ser acedido por terceiros?
Os certificados digitais são emitidos e armazenam num dispositivo criptográfico (SmartCard ou token), que os protege (mediante um código PIN) contra o acesso ou usos indevidos.
Sempre que garanta a confidencialidade através do PIN e conserve o cartão ou token no seu poder, não necessita de tomar precauções adicionais.
k. Que precauções devo ter com o meu certificado digital?
As principais precauções que deverá tomar relativamente ao seu certificado digital são:

1. Em caso de perda do SmartCard ou token, deverá proceder ao cancelamento imediato do certificado (este processo pode realizar-se online junto da entidade certificadora);

2. Guardar os códigos PIN/PUK num lugar seguro: o acesso aos dispositivos criptográficos realiza-se através do código PIN. Várias tentativas falhadas podem bloquear o acesso;

3. Evitar formatar o cartão ou token: o certificado e as chaves criptográficas correspondentes são geradas e armazenadas no cartão ou token, pelo que não existe nenhuma cópia de segurança (proibida por lei). Desta forma só deverá utilizar as ferramentas de formatação quando o seu certificado estiver caducado ou tenha sido cancelado;

4. Evitar danos físicos ao suporte do certificado digital: tal como se disse anteriormente, as suas chaves são únicas, pelo que qualquer dano físico no cartão ou token poderá impedir a sua utilização.

A reemissão ou substituição de um certificado acarreta gastos adicionais.

l. Como posso renovar ou anular o meu certificado digital qualificado?
O processo de renovação ou anulação pode fazer-se online na entidade certificadora que emitiu o certificado. Em caso de renovação, receberá um aviso por email antes que o seu certificado caduque.
m. O meio eletrónico é tão seguro como o tradicional?
Os procedimentos tradicionais de contratação são desenvolvidos de acordo com uma série de controlos que garantem a transparência do processo de compra. Mediante o uso de selos de validação cronológica (selos temporais) e certificados digitais, são implementados controlos para garantir que apenas os membros do júri definidos pela entidade adjudicante, tem acesso às ofertas na data e horas fixadas.
SELOS TEMPORAIS
a. Como funciona um selo temporal?
Um selo temporal é um processo matemático público (que utiliza os mesmos modelos da assinatura eletrónica) em que se utilizam certificados digitais, e em que uma terceira parte independente garante a data e hora em que se realizou determinada ação.
Este selo permite garantir a data de envio das propostas dos participantes, assim como a abertura das propostas na hora determinada pelo júri.
b. Em que consiste o serviço de validação cronológica?
Entende-se por "validação cronológica" a declaração de uma entidade certificadora que atesta a data e hora de criação, expedição ou receção de um documento eletrónico.
 
Para obter esta validação, a plataforma envia um código criptográfico à entidade certificadora, que por sua vez entrega uma prova digital (selo temporal), devidamente assinada, que garante a data e hora legais. A entidade certificadora só tem acesso ao código criptográfico, ficando a confidencialidade dos dados garantida.
c. Em que momento se realiza a aposição de selos temporais na plataforma?
Em todas as ações previstas no nº2 do artigo 55º da Lei 96/20015.
Por exemplo,cada vez que um participante envia uma candidatura, solução ou proposta, junta um documento ou troca uma mensagem com a entidade adjudicante.
Da mesma forma, cada vez que uma entidade adjudicante publica um procedimento ou uma nova versão do procedimento, ou cada vez que troca uma mensagem com os operadores económicos, também é necessário utilizar um selo temporal.
A aposição de selos temporais obedece aos seguintes critérios:
  • Cada ato de submissão (publicação de procedimento, envio dos vários tipos de mensagens, submissão/retirada de propostas, candidaturas ou soluções) requer a aposição de 1 selo temporal no recibo comprovativo de submissão – corresponde às várias alíneas do artigo 55º da Lei 96/2015;
  • Cada assinatura de ficheiros (anexos às propostas, candidaturas, soluções, procedimentos ou mensagens) requer a aposição de dois selos temporais, em virtude da assinatura ser em formato XADES-X.
d. Porque devo utilizar a validação cronológica qualificada garantida por uma terceira entidade?
Resumidamente, qualquer ação relevante durante o processo de compra deverá ser registada com um selo temporal, que permite garantir que o processo completo cumpre com a legislação vigente.
A VORTAL não é uma entidade certificada para emissão de certificados digitais e validação cronológica, pelo que estes serviços têm de ser contratados a uma entidade certificada para esse fim.
A VORTAL garante a custodia dos selos temporais colocados em documentos e nas transações que os originam.