VORTAL Faturação Eletrónica

No passado dia 11 de dezembro e face à proximidade da entrada em vigor à alteração ao Código dos Contratos Públicos, a VORTAL organizou uma Sessão de Esclarecimentos focada no tema Faturação Eletrónica na Administração Pública. O evento decorreu no Estádio José Alvalade com grande adesão das entidades convidadas, contando com mais de 200 participantes de mais de 100 entidades compradoras e fornecedoras.

Ao longo da sessão foram abordados vários temas de relevância, entre eles o contexto legal da nova legislação e a metodologia de funcionamento da fatura eletrónica. Acima de tudo, a VORTAL procurou, em conjunto com o parceiro INDRA, expor novas abordagens ao desafio que se irá impor a partir de 1 de janeiro de 2019.

Com o mote de descomplicar um tema que se apresenta complicado, a VORTAL disponibilizou-se para esclarecer questões do público. Face a esta oportunidade, o interesse e a preocupação das Entidades tornou-se notório, com o Painel de Debate a estender-se por bastante tempo. 

Ao longo da sessão foi possível concluir que todas as ferramentas necessárias ao cumprimento da legislação se encontram disponíveis no mercado. As Entidades Públicas terão de procurar junto dos seus parceiros de faturação soluções completas que permitam digitalizar totalmente o processo de faturação, cumprindo assim o objetivo final da uniformização de faturação na União Europeia. Por outro lado, aos fornecedores apenas se impõe a obrigatoriedade do envio das faturas através de um sistema de faturação preparado para o efeito. Assim, estes podem simplesmente optar por soluções de baixo investimento, mas que garantem conformidade com a legislação, embora estas sejam disponibilizadas mais raramente, nomeadamente por entidades como a VORTAL. Estas soluções de baixo investimento permitem às empresas fornecedoras ficar em conformidade com a legislação de forma simples, eliminando as preocupações relacionadas com a imposição das alterações ao CCP daqui a menos de um mês. Não obstante, o valor acrescentado de uma solução automatizada é largamente reconhecido mesmo no caso dos fornecedores, permitindo às empresas desmaterializar processos e alocar recursos a tarefas de maior valor, reduzindo ainda cerca de 90% dos custos de faturação. 

A base de arranque para o cumprimento da legislação será sempre a comunicação entre as entidades públicas e os seus fornecedores: as primeiras deverão disponibilizar informação sobre o formato de faturação que pretendem receber, que os fornecedores deverão acomodar junto dos seus sistemas de faturação. 

À falta de informação por parte das Entidades Públicas, será crucial o suporte dos fornecedores de sistemas de faturação como a VORTAL, que poderão ajudar as empresas a cumprir com os formatos de faturação legais e prestar conselhos sobre a obtenção das autorizações necessárias para envio das faturas no novo formato. De igual modo, será crucial para as Entidades Públicas encontrar parceiros que os auxiliem não só na implementação de um sistema de faturação integrado com o seu sistema de gestão, mas também na definição do formato de fatura pretendido.

A desmaterialização do processo de faturação é o mais um passo num vasto processo de transformação digital, mas será talvez um dos mais importantes, permitindo às organizações tornarem-se mais eficientes e libertarem tempo dos seus recursos para tarefas com maior valor acrescentado para as organizações. O mercado português tem pela frente um desafio de gestão da mudança, para o qual importa a todas as empresas encontrar os parceiros que os auxiliem no desenho das soluções certas para si, entrando na nova era de digitalização do tecido empresarial nacional.